Som e-handlare förväntas du ofta ha många bollar i luften samtidigt. Du har en webbplats som ska fungera klanderfritt under dygnets alla timmar. Dessutom ska den underhållas och uppdateras i princip dagligen. Du förväntas ha ett brett sortiment av produkter och ett minst lika brett lager. Därutöver ska du ha kontroll på alla leveranser och returer samt se till att alla företagets siffror registreras i bokföringen, annars får du snabbt problem med myndigheterna. Det är inte märkligt att du som e-handlare ofta känner att dygnet borde ha fler än 24 timmar.
Något som ofta försummas hos överarbetade e-handlare är hanteringen av företagets avtal. Detta är något som kan ta ände med förskräckelse. Ett företags avtal är en av hörnstenarna i verksamheten. Det är avtalen som styr under vilka villkor som du säljer dina produkter eller tjänster till kunderna. Avtalen styr även i vilka lokaler som du kan bedriva din verksamhet och hur länge. De styr också under vilka villkor din personal arbetar och under vilka villkor dina leverantörer tillhandahåller de tjänster och produkter som du använder dig av. Kort sagt, företagets avtal är något som bör ha mycket hög prioritet.
Vikten av avtalshantering
Vikten av att hantera och kontrollera företagets avtal på ett säkert och korrekt sätt kan inte nog överskattas. En missad uppsägning av ett lokalhyresavtal kan innebära att du tvingas sitta kvar i lokaler, som du egentligen vill lämna, i ytterligare tre år. Ett felaktigt utformat anställningsavtal kan medföra att personen som du ville provanställa i stället blir tillsvidareanställd och så vidare. En felaktig hantering av dina avtal kan i värsta fall innebära att du äventyrar hela verksamheten.
Automatiserad avtalshantering
Det finns fortfarande de e-handlare som hanterar sina avtal med ett pärmsystem och anteckningar i en kalender. Företagets avtal sätts in i en pärm benämnd “Avtal” och det datum när avtalet löper ut noteras i en kalender. Avtalspärmen utgör även företagets mallbank för nya avtal. När man behöver ett nytt avtal kopierar man helt enkelt valda delar av ett befintligt avtal i avtalspärmen. Det behöver inte sägas att ett sådant system är både otidsenligt och riskabelt. Risken är uppenbar att ett avtal blir felaktigt utformat eller att man inte har kontroll på kalendern, vilket kan medföra att man missar när ett visst avtal löper ut.
Vill du vara säker på att hantera dina avtal på ett tryggt och säkert sätt bör du använda någon form av digital avtalshantering. En sådan tjänst är https://precisely.se/sv/ där du får tillgång till ett modernt och mycket användarvänligt system för avtalshantering. Det är dessutom en komplett lösning där du automatiskt får påminnelser i god tid innan ett visst avtal löper ut. Du kan även skapa egna avtal i systemet genom att svara på olika frågor. Detta minskar avsevärt risken för att ditt företag använder sig av felaktiga avtal i verksamheten.
